Kein Vorgang geht verloren: PHÖNIX im FeeConnect-Portal

Worum es in diesem Video geht

Ein Eigentümer schreibt, die Sache wird erledigt, der Haken ist gesetzt, und drei Wochen später meldet sich jemand erneut dazu. In den meisten Portalen taucht dieser Vorgang dann irgendwo in einer langen Liste wieder auf. Bei uns hat er einen eigenen Platz, und die Seite, die ihn zeigt, heißt PHÖNIX. In knapp 26 Minuten zeigt Justin Jernoiu, wie sie aufgebaut ist und warum wir sie so gebaut haben.

Das Problem

Eine Verwaltung mit ein paar hundert Einheiten führt jederzeit mehr als hundert offene Vorgänge. Die Frage ist nie, ob es das irgendwo gibt, sondern was davon heute passieren muss. Eine Liste nach Datum beantwortet das nicht. Ein Postfach auch nicht.

Sieben Bereiche, sieben Fragen

• Brennt: was keinen Tag mehr warten kann
• Wiederauferstanden: abgehakt, und jemand hat sich wieder gemeldet
• Neu: noch niemand hat es angesehen
• Meine Aufgaben: was Ihnen persönlich zugewiesen ist
• Wartet auf uns: die Antwort steht aus, oder es ist noch niemandem zugewiesen
• Älter als drei Monate: was still liegen geblieben ist
• Ohne erste Antwort: wo der Absender noch gar nichts von uns gehört hat

Zwei Zahlen statt einer Summe

Am Menüpunkt stehen Vorgänge und Aufgaben getrennt. Beim Vorgang wartet jemand draußen, bei der Aufgabe warten Sie auf sich selbst. Das sind zwei verschiedene Arten von Arbeit, und eine Zahl, die beides vermischt, sagt nichts.

Wer abhakt, für wen er abhakt

Ein Punkt, der im Alltag den Unterschied macht: Wer einen Vorgang ohne Zuordnung abhakt, nimmt ihn allen von der Liste. Ist er jemandem zugewiesen, nimmt der Haken ihn nur dem, der ihn setzt. Ohne diese Regel sieht die Zuständige ihre eigene Aufgabe nicht mehr, und wer sie abgegeben hat, wird sie nicht los.

Für wen dieses Video ist

Für Kolleginnen und Kollegen aus der Verwaltung, kleine und mittlere Büros, die ihre Vorgänge heute in Outlook, in Excel oder in einem Portal führen, das ihnen die wichtigste Frage des Tages nicht beantwortet. Alles, was Sie sehen, läuft bei uns im Alltag. Die Namen und Gemeinschaften in den Aufnahmen sind erfunden, gezeigt wird ein Beispielhaus.

Was es kostet

0,30 Euro netto je Einheit im Monat, mindestens 190 Euro netto, monatlich kündbar. PHÖNIX ist enthalten, wie alle anderen Portalfunktionen auch.

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