Kommunikation und Vorgänge
Alles, was zu einem Thema gehört, an einer Stelle.
- Konversationen mit allen Beteiligten: Eigentümer, Beirat, Mieter, Handwerker
- Kategorien mit eigenem Archiv, zum Beispiel Reparaturen, Versicherungsschäden, Allgemeines, Hausgeld und Abrechnungen, Beirat
- Mehrere Konversationen zu einem Thema werden gebündelt, etwa die Fassade mit vier Firmen
- Gelesen und ungelesen, Merker, Hinweis "wichtig für den Beirat"
- Alle Konversationen einer Person über alle Häuser hinweg
- Weiterleiten per Mail mit Anhängen
Posteingang und Postausgang
Die Mail findet ihr Haus, nicht umgekehrt.
- Mails werden abgeholt, das passende Haus und die passende Konversation vorgeschlagen
- Zuordnen mit einem Klick, danach steht die Mail im Verlauf
- Auf Wunsch geht jede ausgehende Mail erst nach Ihrer Freigabe hinaus
- Rundschreiben als Mail oder als Poststapel für Fensterumschläge
Eigentümer, Beirat, Mieter, Dienstleister
Jede Rolle sieht genau das, was sie braucht.
- Eigene Sicht je Rolle mit eigener Startseite
- Eigentümer sehen alle Unterlagen ihrer Wohnung auf einer Seite
- Der Beirat hat zusätzlich seinen eigenen Ordner, Belege und Begehungsberichte
- Mieter und Dienstleister sehen nur ihre eigenen Vorgänge
- Anmeldung per Einmal-Link, ein Vorgang öffnet sich auch ganz ohne Anmeldung
- Ansicht als Person: Sie sehen das Portal mit den Augen eines Eigentümers
- Eigentümer- und Mieterwechsel ohne Datenverlust, der alte Vertrag bleibt erhalten
Dokumente
Ordnung, die auch Eigentümer verstehen.
- Drei Ebenen: Haus, Wohnung und Beirat
- Jedes Dokument wird erst nach Prüfung der Rolle ausgeliefert
- Dokumentenkorb: sammeln, in eine Konversation geben, aus einer Konversation ablegen
- Abrechnungen und Wirtschaftspläne aus Ihrer Buchhaltungssoftware als PDF
Eigentümerversammlung
Vom Einladen bis zur Beschluss-Sammlung.
- Einladung mit Abstimmungsblatt und Vollmacht
- Persönliche Versandmappe je Einheit
- Online-Vollmacht mit Weisung zu jedem Tagesordnungspunkt
- Teilnehmerliste und Vollmachten vor Ort
- Beamer-Bühne mit Tagesordnung und Dokumenten
- Mehrheiten rechnet das System, auch doppelt qualifiziert
- Protokoll mit Unterschrift auf dem iPad, Beschluss-Sammlung sofort
Umlaufbeschluss
Entscheiden zwischen zwei Versammlungen.
- Beschluss mit Abstimmungszeitraum statt Termin
- Eigentümer stimmen im Portal ab
- Sie schließen ab, das Ergebnis geht in die Beschluss-Sammlung
Technik: Begehungen, Abnahmen, Baubegleitung
Der Bericht ist fertig, wenn Sie das Haus verlassen.
- Erfassung vor Ort auf dem Tablet, mit Fotos
- Mängel mit Dienstleister und Auftragshaken
- Bericht für den Beirat als Link und im Portal
Rechnungen und Belegprüfung
Die Prüfung des Beirats in einer Stunde.
- Rechnungen hochladen, die Werte werden ausgelesen
- Sammel-PDFs zerlegen, Abrechnungsstapel aufteilen
- Deckblatt hochladen, die passenden Rechnungen hängen sich als ein PDF dahinter
Info-Tafel, Termine, Hilfe
Informieren, ohne hundert Mails zu schreiben.
- Info-Tafel je Haus mit Ablaufdatum, wahlweise mit Mail an alle, Eigentümer oder Mieter
- Verteiler über mehrere Gemeinschaften
- Termine mit Erinnerung drei Tage vorher und am Tag selbst
- Hilfe und häufige Fragen mit Videos, an Ort und Stelle
- Vorschläge der Nutzer mit öffentlicher Antwort
