Jede Hausverwaltung kennt diesen Abend. Am Vormittag war die Begehung mit dem Beirat, auf dem Handy liegen sechzig Fotos, auf dem Klemmbrett stehen Notizen, und irgendwann nach Feierabend wird daraus ein Bericht in Word: Deckblatt, dann je Punkt ein Foto links und eine Notiz rechts. Fotos verkleinern, einfügen, verrutschen, neu einfügen. Danach geht das Ganze als Anhang an den Beirat, und eine Woche später fragt jemand, ob der Dachdecker schon beauftragt ist.
So haben wir in der ImmoFee KG jahrelang gearbeitet. Heute erledigt das die Technik-Abteilung von FeeConnect. Sie umfasst drei Bereiche: die Begehung, die Abnahme und die Baubegleitung.
Drei Anlässe, ein Werkzeug
Die Begehung ist der regelmäßige Rundgang durch das Haus, oft mit dem Beirat: Wo bröckelt der Putz, wo steht Wasser im Keller, welche Leuchte ist defekt?
Die Abnahme folgt, wenn ein Handwerker fertig ist. Ist die Arbeit so ausgeführt, wie sie beauftragt wurde? Was muss nachgebessert werden?
Die Baubegleitung läuft über Tage oder Wochen, etwa bei einer Dach- oder Fassadensanierung. Hier zählt der Verlauf: Was war am Montag zu sehen, was am Donnerstag? Deshalb sind die Einträge dort nach Tagen geordnet, jeder Eintrag ist ein Bild mit Text.
Vor Ort auf dem Tablet statt abends am Schreibtisch
Wir nehmen das iPad mit, zur Not reicht das Handy. Oben steht das Deckblatt mit Haus, Datum und Teilnehmern. Darunter entsteht Punkt für Punkt das Protokoll: Foto aufnehmen, Kommentar dazuschreiben, fertig. Ein Punkt kann mehrere Fotos haben, etwa die Übersicht und die Nahaufnahme des Risses.
Bei Begehung und Abnahme gehört zu jedem Punkt, wer beauftragt werden soll. Ist der Auftrag erteilt, setzen wir den Haken. Sind alle Punkte beauftragt, steht beim Protokoll von selbst "Erledigt". Die Frage, ob der Dachdecker schon Bescheid weiß, beantwortet ein Blick.
Dafür brauchen Sie keine zusätzliche Software und keine App. Alles läuft im Browser, in demselben Portal, in dem auch Ihre Vorgänge, Dokumente und Versammlungen liegen. Gehört eine Begehung zu einem laufenden Vorgang, etwa einem Wasserschaden, wird sie mit ihm verknüpft. Von dort führt ein Klick zum Protokoll und zurück.
Freigabe für den Beirat
Ist der Bericht fertig, drücken wir einen Knopf: "Fertig - für den Beirat freigeben". Ab diesem Moment sieht der Beirat das Protokoll in seinem eigenen Bereich im Portal, mit allen Fotos und Kommentaren. Kein Anhang, der in einem Postfach verschwindet, keine Datei, die zu groß für die Mail ist.
Vorher sieht der Beirat nichts. Ein halb geschriebener Bericht bleibt in der Verwaltung, bis er wirklich fertig ist. Und der Beirat kann lesen, aber nichts beauftragen. Aufträge erteilt weiterhin die Verwaltung.
Was sich für uns geändert hat
Der Bericht ist fertig, wenn wir das Haus verlassen. Der Abend am Schreibtisch fällt weg, das Sortieren der Fotos auch. Der Beirat ist schneller informiert und muss nicht nachfragen. Und wenn in zwei Jahren jemand wissen will, wie der Keller vor der Sanierung aussah, liegt das Protokoll mit Datum und Fotos dort, wo es hingehört: beim Haus.
Leichter, schneller und mit weniger Papierkram lässt sich eine Begehung kaum erledigen.
Warum andere Portale das nicht haben
Wir haben die Portale verglichen, die Verwaltungen heute am häufigsten nutzen. Auf ihren öffentlichen Seiten haben wir eine solche Funktion nicht gefunden. Wo es Fotos gibt, kommen sie teils über eine eigene App, teils über einen Partner, und der Bericht entsteht trotzdem woanders. Das ist kein Zufall: Ein Portal, das von außen gebaut wird, kennt die Begehung nur aus Gesprächen. Wir machen sie jede Woche selbst.
Wie die Begehung neben allen anderen Funktionen aussieht, sehen Sie auf der Seite Funktionen. Was FeeConnect kostet, steht unter Preise: Die Technik-Abteilung ist darin enthalten, wie alle anderen Portalfunktionen auch. Am besten zeigen wir sie Ihnen an einem Beispielhaus. Vorführung anfragen
