Ein Portalwechsel hat in vielen Verwaltungen einen schlechten Ruf. Man fürchtet verlorene Dokumente, verwirrte Eigentümer und Wochen, in denen zwei Systeme parallel gepflegt werden müssen. Wir haben diesen Schritt mit unseren eigenen 20 Gemeinschaften gemacht. Hier steht, was wir dabei gelernt haben.
Eine Gemeinschaft zieht immer ganz um
Die wichtigste Regel stand am Anfang fest: Eine Gemeinschaft wechselt vollständig oder gar nicht. Niemand soll für dasselbe Haus zwei Portale bedienen müssen, weder die Eigentümer noch der Beirat noch das eigene Team. Halbe Umzüge erzeugen genau die Fragen, die ein Portal eigentlich beantworten soll: Wo steht das jetzt? Wem schreibe ich?
Deshalb ziehen wir Haus für Haus um. Stammdaten, Dokumente, laufende Vorgänge, Versammlungen und Aushänge gehen gemeinsam. Erst wenn eine Gemeinschaft vollständig im neuen Portal steht, kommt die nächste.
Zuerst die Ordnung, dann die Dokumente
Eine größere Gemeinschaft bringt schnell mehrere hundert Dokumente mit. Wer sie zuerst überträgt und danach sortiert, sortiert zweimal. Wir haben deshalb vorher festgelegt, welche Ordner es gibt und wer sie sehen darf.
- Unterlagen des Hauses, etwa Teilungserklärung, Protokolle und Beschluss-Sammlung
- Unterlagen der einzelnen Wohnung, vor allem Abrechnungen
- Unterlagen, die nur der Beirat sieht
Mit dieser Ordnung fiel jedes Dokument beim Übertragen an seinen Platz. Für Eigentümer hat das einen großen Vorteil: Sie finden alles, was ihre Wohnung betrifft, auf einer Seite.
Zahlen gegenprüfen, nicht hoffen
Nach jedem Umzug vergleichen wir die Zahlen: Wie viele Einheiten, Eigentümer, Mieter und Dokumente hatte das alte Portal, wie viele hat das neue? Jede Abweichung wird erklärt, bevor die Gemeinschaft als fertig gilt. Das klingt pedantisch, hat uns aber mehrfach vor Lücken bewahrt, die erst Monate später aufgefallen wären.
Keine Mail an echte Menschen, bevor alles stimmt
Ein neues Portal verschickt gern Benachrichtigungen: Willkommen, neues Dokument, neuer Termin. Während des Umzugs ist das gefährlich. Ein Eigentümer, der an einem Abend zwanzig Mails über alte Dokumente bekommt, ruft am nächsten Morgen an und hat recht damit.
Wir haben deshalb im Testbetrieb jede ausgehende Mail auf eine eigene Adresse umgeleitet. Später kam eine Freigabe dazu: Jede Mail an Eigentümer wartet, bis jemand im Büro sie freigibt. Wer möchte, schaltet das nach der Eingewöhnung ab.
Die Anmeldung entscheidet über den Erfolg
Viele Eigentümer haben schon das alte Portal nur selten benutzt. Ein neues Passwort ist für sie eine weitere Hürde. Wir laden deshalb mit einem Link ein, über den man sein Passwort selbst setzt. Und für einzelne Vorgänge, etwa eine Rückfrage zu einem Schaden, genügt ein Link, der 24 Stunden gilt. Wer nur kurz antworten will, braucht gar keine Anmeldung.
Ein Portal ist nur so gut wie die Zahl der Eigentümer, die es tatsächlich öffnen.
Was wir anderen Verwaltungen raten
- Legen Sie die Ordnerstruktur fest, bevor das erste Dokument umzieht.
- Ziehen Sie Haus für Haus um, nie halb.
- Prüfen Sie nach jedem Haus die Zahlen.
- Halten Sie Benachrichtigungen zurück, bis alles stimmt.
- Machen Sie die Anmeldung so einfach wie möglich.
Genau diese Reihenfolge nutzen wir heute, wenn wir andere Verwaltungen zu FeeConnect begleiten. Sie hat sich an unseren eigenen Häusern bewährt.