Ratgeber · Portalwechsel

Eigentümerportal wechseln: so gelingt der Umstieg

Wir haben unsere eigenen 20 Gemeinschaften aus ETG24 in FeeConnect umgezogen. Hier steht, was dabei mitzieht, in welcher Reihenfolge es klappt und wie Ihre Eigentümer den Wechsel kaum bemerken.

Warum Verwaltungen das Portal wechseln

Meist sind es dieselben drei Gründe. Die Kosten steigen mit jedem Zusatzmodul, das man irgendwann doch braucht. Die Eigentümer nutzen das Portal nicht, weil Anmeldung und Ordnung zu umständlich sind. Und Abläufe, die in der eigenen Verwaltung täglich vorkommen, lassen sich im Portal nicht abbilden: die Begehung mit dem Beirat, ein Gespräch nur mit dem Dachdecker, ein Vorgang, der nach dem Abhaken wieder aufflammt.

Bei uns kam alles zusammen. Wünsche unserer Eigentümer ließen sich im fremden System nicht umsetzen. Deshalb haben wir FeeConnect selbst gebaut, und deshalb wissen wir, wie sich ein Wechsel von innen anfühlt.

Die größte Sorge: Datenverlust

Niemand möchte nach dem Umzug feststellen, dass ein Protokoll oder eine Abrechnung fehlt. Dagegen hilft keine Hoffnung, sondern Zählen. Nach jedem Haus vergleichen wir, wie viele Einheiten, Eigentümer, Mieter und Dokumente das alte Portal hatte und wie viele das neue hat. Jede Abweichung wird erklärt, bevor die Gemeinschaft als fertig gilt.

Was mit umzieht

Ihre Häuser fangen nicht von vorn an

Einheiten mit ihren Miteigentumsanteilen
Eigentümer und Mieter mit ihren Verträgen
Dienstleister mit Gewerk
Dokumente, geordnet nach Haus, Wohnung und Beirat
Laufende Vorgänge mit ihrem Verlauf
Versammlungen mit Abstimmungen und Beschlüssen
Aushänge der Info-Tafel

Der Ablauf

Fünf Schritte, die sich bewährt haben

Genau diese Reihenfolge haben wir an unseren eigenen Häusern erprobt. Sie gilt heute für jede Verwaltung, die wir zu FeeConnect begleiten.

Schritt 1

Ordnung festlegen

Bevor das erste Dokument umzieht, steht fest, welche Ordner es gibt und wer sie sehen darf: Haus, Wohnung, Beirat. Wer zuerst überträgt und danach sortiert, sortiert zweimal.

Schritt 2

Haus für Haus

Jede Gemeinschaft zieht vollständig um, nie halb. Niemand soll für dasselbe Haus zwei Portale bedienen, weder Eigentümer noch Beirat noch Ihr Team.

Schritt 3

Zahlen gegenprüfen

Einheiten, Eigentümer, Mieter und Dokumente im alten und im neuen Portal. Erst wenn alles aufgeht, ist das Haus fertig.

Schritt 4

Ruhe bewahren

Bis alles stimmt, geht keine Mail an Eigentümer hinaus. Auf Wunsch wartet auch danach jede Mail auf Ihre Freigabe, bis sich alle eingewöhnt haben.

Schritt 5

Einfach einladen

Eigentümer bekommen einen Link und setzen ihr Passwort selbst. Für eine kurze Antwort genügt ein Link, der 24 Stunden gilt, ohne Anmeldung.

Häufige Fragen

Fragen vor dem Wechsel

Weitere Antworten stehen unter Häufige Fragen, die ganze Geschichte unseres eigenen Umzugs im Blog.

Was zieht beim Wechsel mit um?

Einheiten mit Miteigentumsanteilen, Eigentümer und Mieter mit ihren Verträgen, Dienstleister mit Gewerk, Dokumente in der Ordnung Haus, Wohnung und Beirat, laufende Vorgänge mit ihrem Verlauf, Versammlungen mit Abstimmungen und die Aushänge.

Merken die Eigentümer den Umzug?

Kaum. Bis alles stimmt, geht keine Benachrichtigung an Eigentümer hinaus. Danach bekommen sie eine Einladung mit einem Link, über den sie ihr Passwort selbst setzen. Für eine kurze Antwort auf einen Vorgang genügt ein Link, der 24 Stunden gilt, ganz ohne Anmeldung.

Müssen wir zwei Portale parallel pflegen?

Nein, nicht für dasselbe Haus. Jede Gemeinschaft zieht vollständig um, eine nach der anderen. Was noch nicht umgezogen ist, bleibt bis dahin im alten Portal.

Aus welchen Portalen können Daten übernommen werden?

Den Umzug aus ETG24 haben wir an unseren eigenen 20 Gemeinschaften erprobt. Bei anderen Portalen klären wir vorher gemeinsam, welche Daten sich dort ausführen lassen, und planen den Umzug danach.

Was ist mit dem Vertrag beim bisherigen Anbieter?

Den kündigen Sie selbst, mit der Frist aus Ihrem Vertrag. Wir planen den Umzug so, dass er vor dem Vertragsende fertig ist. FeeConnect selbst ist monatlich kündbar.

Was kostet FeeConnect nach dem Wechsel?

0,30 € netto je Einheit und Monat, mindestens 190 € netto. Alle Portalfunktionen sind enthalten, es gibt keine Pakete und keine Obergrenze für Zugänge.