Nicht jede Entscheidung kann bis zur nächsten Eigentümerversammlung warten. Ein Angebot läuft aus, ein Gutachten muss beauftragt werden, ein Handwerker braucht eine Zusage. Für solche Fälle gibt es den Umlaufbeschluss. Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes, die am 1. Dezember 2020 in Kraft getreten ist, ist er deutlich leichter geworden.
Textform statt Unterschrift
Der Umlaufbeschluss steht in § 23 Absatz 3 WEG. Früher mussten alle Eigentümer schriftlich zustimmen, also mit eigenhändiger Unterschrift auf Papier. Heute genügt die Textform. Eine Zustimmung per E-Mail oder über ein Portal ist damit wirksam, solange erkennbar ist, wer sie abgegeben hat.
Für die Verwaltung heißt das: Kein Einsammeln von Briefen mehr, keine Rückläufe, die tagelang auf dem Postweg sind. Die Eigentümer stimmen dort ab, wo sie ohnehin die Unterlagen lesen.
Grundsatz: alle müssen zustimmen
An einer Sache hat die Reform nichts geändert. Ein Umlaufbeschluss kommt grundsätzlich nur zustande, wenn alle Eigentümer zustimmen. Eine einzige Gegenstimme oder ein einziger Eigentümer, der gar nicht antwortet, verhindert ihn.
In größeren Gemeinschaften ist diese Hürde hoch. Deshalb ist die zweite Neuerung der Reform so wertvoll.
Wann eine Mehrheit genügt
Die Eigentümer können in einer Versammlung beschließen, dass für einen bestimmten einzelnen Gegenstand im Umlaufverfahren die Mehrheit der abgegebenen Stimmen reicht. Das Gesetz erlaubt das ausdrücklich, aber nur für einen konkreten Gegenstand, nicht als allgemeine Regel für alle künftigen Fragen.
Ein typisches Beispiel: Die Versammlung beschließt eine Dachsanierung grundsätzlich, die Angebote liegen aber noch nicht vor. Sie kann festlegen, dass über die Auswahl des Angebots später im Umlaufverfahren mit Mehrheit entschieden wird. So muss niemand für eine einzige Auftragsvergabe eine zweite Versammlung einberufen.
Nach der Abstimmung
Mit dem Ende der Abstimmung ist die Arbeit nicht erledigt. Ein Umlaufbeschluss entsteht erst, wenn die Verwaltung das Ergebnis feststellt und den Eigentümern mitteilt. Danach gehört er unverzüglich in die Beschluss-Sammlung nach § 24 Absatz 7 WEG, genauso wie ein Beschluss aus der Versammlung.
Auch ein Umlaufbeschluss kann angefochten werden. Die Frist beträgt einen Monat nach der Beschlussfassung (§ 45 WEG). Ein sauber dokumentiertes Verfahren mit Frist, Stimmen und Ergebnis ist deshalb mehr als Ordnungsliebe.
Wie wir das heute machen
In unserer eigenen Verwaltung läuft der Umlaufbeschluss inzwischen vollständig im Portal. Wir legen den Beschlussantrag mit einem Abstimmungszeitraum an, die Eigentümer stimmen in ihrem Bereich ab, und nach Ablauf schließen wir das Verfahren ab. Das Ergebnis geht direkt in die Beschluss-Sammlung. Was früher zwei Wochen Briefverkehr bedeutete, ist heute oft in wenigen Tagen erledigt.
Dieser Beitrag gibt unsere Erfahrung aus der Praxis wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.