Belegprüfung mit dem Beirat: eine Stunde statt eines halben Tages

Jedes Jahr kommt derselbe Moment. Die Jahresabrechnung ist fertig, die Versammlung steht im Kalender, und der Beirat möchte die Belege sehen. Zu Recht: Nach § 29 Absatz 2 WEG sollen Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit seiner Stellungnahme versehen werden, bevor die Eigentümer darüber beschließen.

In vielen Verwaltungen bedeutet das einen halben Tag Arbeit, bevor der Beirat überhaupt anfangen kann.

Wo die Zeit verloren geht

Die Prüfung selbst dauert oft nur eine Stunde. Die Zeit geht in der Vorbereitung verloren:

• Rechnungen liegen in verschiedenen Ordnern, nach Monaten oder nach Firmen sortiert.
• Für jede Position der Abrechnung muss der passende Beleg gesucht werden.
• Belege werden kopiert, gescannt und in die richtige Reihenfolge gebracht.
• Am Ende fehlt doch eine Rechnung, und der Beirat fragt nach.

Unser Weg: vom Deckblatt zum fertigen Paket

Wir haben die Vorbereitung umgedreht. Am Anfang steht nicht der Stapel Rechnungen, sondern das Deckblatt der Abrechnung mit ihren Positionen. Dazu werden die passenden Rechnungen gesucht und in der Reihenfolge der Abrechnung dahintergehängt. Heraus kommt ein einziges PDF, das der Beirat von vorne bis hinten durchgehen kann.

Das funktioniert, weil jede Rechnung schon beim Eingang erfasst wird: Firma, Datum, Betrag, Haus. Was einmal sauber erfasst ist, muss später nicht mehr gesucht werden.

Was dem Beirat hilft

1. Eine Reihenfolge. Die Belege folgen den Positionen der Abrechnung, nicht dem Datum.
2. Ein Dokument. Ein PDF statt zwanzig Dateien oder eines Ordners voller Kopien.
3. Frühzeitig. Der Beirat bekommt die Unterlagen so, dass er ohne Druck prüfen kann.
4. Ein Ort für Fragen. Rückfragen laufen in einer Konversation mit dem Beirat, nicht über einzelne Mails.

Und danach

Nach der Prüfung bleibt das Paket dort, wo der Beirat es wiederfindet: in seinem eigenen Bereich im Portal. Kommt in der Versammlung eine Frage zu einer Rechnung, ist der Beleg in Sekunden auf dem Beamer. Und im nächsten Jahr beginnt die Vorbereitung nicht wieder bei null.